Det finns inga krav på hur en begäran om handlingar eller uppgifter ska utformas, eller hur och var den ska lämnas. Begäran kan göras muntligt eller skriftligt. Men för att skydda vissa viktiga intressen finns begränsningar i rätten att ta del av allmänna handlingar. När det gäller handlingar som hanteras i Försäkringskassans ärendehandläggning finns bestämmelserna om detta i 28 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen.

Enligt lagen måste en myndighet ”skyndsamt pröva” om en handling kan lämnas ut. Prövningen gäller dels handlingen är allmän, dels om handlingen helt eller delvis omfattas av sekretess och därför inte kan lämnas ut i sin helhet eller överhuvudtaget. Om vissa uppgifter i en handling är sekretessbelagda så maskeras de vid utlämnandet.

Den som begär att ta del av en allmän handling hos en myndighet har rätt att vara anonym, men det finns undantag. Myndigheten får fråga personen om hens identitet eller syfte med begäran om det behövs för att myndigheten ska kunna pröva om det finns hinder mot att lämna ut handlingen. Om någon i en viss situation inte vill uppge vem hen är eller vad som är syftet med begäran kan det leda till att handlingen eller uppgifterna inte lämnas ut.

Om en handling kan lämnas ut är huvudregeln att den genast eller så snart som möjligt utan avgift tillhandahålls i myndighetens lokaler. Där har den som begärt handlingen rätt att läsa eller skriva av den. Men många gånger går det inte att ta del av handlingen på detta sätt. Personen har därför även rätt att utan kostnad få enstaka kopior av handlingen skickade till sig. Om handlingen omfattar tio sidor eller mer ska dock myndigheten enligt avgiftsförordningen (1992:191) ta ut en avgift för detta.

Avslag på begäran om utlämnande av handling

Om en handling eller uppgift inte kan lämnas ut eller enbart lämnas ut med ett så kallat sekretessförbehåll (där myndigheten kan styra användningen av uppgifterna) ska den som begär handlingen informeras om att Försäkringskassan kan besluta om avslag på begäran.

Det gäller om

• handlingen inte finns
• handlingen inte är allmän, eller
• uppgifterna är sekretessbelagda.

Avslagsbeslutet kan överklagas. För att det ska vara möjligt att överklaga krävs att beslutet har fattats av någon på myndigheten som är behörig att göra det (vanligtvis inte en handläggare). Det räcker alltså inte med ett muntligt besked.

Det är bara den som har begärt handlingen som får överklaga avslagsbeslutet. Överklagandet ska göras skriftligt. Det ska ställas till Kammarrätten i Stockholm, men skickas till Försäkringskassan inom tre veckor från den dag personen fick ta del av beslutet.

Yttrandefriheten handlar om ”frihet att i tal, skrift eller bild eller på annat sätt meddela upplysningar samt uttrycka tankar, åsikter och känslor”. Informationsfriheten ger ”frihet att inhämta och mottaga upplysningar samt att i övrigt ta del av andras yttranden”.

Meddelarfrihet

Med meddelarfrihet menas att en anställd hos en myndighet har rätt att lämna ut sekretessbelagda uppgifter för publicering i till exempel en tidning. Den som lämnar ut uppgifterna har rätt att vara anonym och myndigheten får inte försöka ta reda på vem hen är. Däremot får en anställd inte lämna ut handlingar som rör privatpersoner.

Meddelarfriheten innebär en rättighet, men ingen skyldighet för en anställd att lämna ut uppgifter. Den anställda själv bedömer om det är lämpligt eller försvarligt att lämna ut uppgifter.

Inskränkningar i meddelarfriheten finns i några fall som anges i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Ett exempel är att meddelarfrihet inte gäller för vad växeltelefonister hör i tjänsten. De har tystnadsplikt och får inte röja uppgifter; för dem gäller så kallad absolut sekretess.

För Försäkringskassan och de anställda innebär offentlighets- och sekretesslagen bland annat att uppgifter om någons personliga förhållanden som finns i ärenden omfattas av sekretess om det kan antas att personen som uppgiften handlar om tar skada om uppgiften röjs. Det gäller även personens närstående, till exempel makar, sambo, barn och nära släktingar.

Sekretessen skyddar uppgifter om hälsotillstånd och andra personliga förhållanden. I princip omfattar uttrycket personliga förhållanden alla uppgifter om en person, som till exempel civilstånd, adress, arbetsförmåga och medicinsk diagnos. Även ekonomiska förhållanden som exempelvis sjukpenninggrundande inkomst och sjukpenning är personliga förhållanden.

När någon begär att ta del av en handling eller en uppgift i ett socialförsäkringsärende måste Försäkringskassan därför göra en så kallad menprövning. Det innebär att man först bedömer vad det är för typ av uppgift, och sedan om det kan antas att den berörda personen eller hens närstående tar skada om uppgiften lämnas ut. Utgångspunkten för bedömningen är den berörda personens egen upplevelse. Om det inte finns skäl att anta att personen skulle ta skada av utlämnandet är uppgifterna offentliga och ska lämnas ut till den som frågar efter dem.

För att kunna avgöra om det kan antas att någon tar skada kan det ibland vara nödvändigt att veta vem det är som frågar efter en uppgift och varför den begärs ut.

Uppgift om namn, ålder, personnummer, civilstånd och adress är i regel inte sekretessbelagda enligt socialförsäkringssekretessen. Men även en normalt sett harmlös uppgift kan avslöja något ofördelaktigt om en person. Personen kan antas ta skada om till exempel en adressuppgift lämnas ut och det framgår att hen är intagen för vård på ett hem för alkoholmissbrukare, ett psykiatriskt sjukhus, ett särskilt ungdomshem eller liknande. Uppgifter om personens yrke och arbetsgivare är i regel inte sekretessbelagda.

Sekretess hindrar som huvudregel inte att en part tar del av handlingar och uppgifter i sitt ärende. Den som är part i ett ärende har normalt rätt att ta del av material som finns i det egna ärendet. Detta följer av bestämmelser i förvaltningslagen. Om parten inte får ta del av uppgifterna ska hen informeras om vad som finns i handlingarna som är av betydelse för att kunna ta tillvara sin rätt.

I vissa situationer kan en uppgift lämnas ut trots att den är sekretessbelagd. Försäkringskassan har till exempel uppgiftsskyldighet gentemot andra myndigheter.

En person kan lämna samtycke till att sekretessbelagda uppgifter som rör honom eller henne lämnas ut. Det gäller både utlämnande till andra myndigheter och till privatpersoner. Det kan till exempel vara aktuellt vid avstämningsmöten inom sjukförsäkringen.