Arbetsplatser som har en sjukfrånvaro som ligger under genom­snittet känne­tecknas i högre utsträckning än andra av ett ledarskap som delegerar ansvar och visar förtroende för sina medarbetare, snarare än chefer som detaljstyr och kontrollerar.

Lyhördhet och empati är viktiga egenskaper för ledarskapet på de här arbetsplatserna. På arbets­platser med låga sjukskrivnings­tal arbetar man också strukturerat och målmedvetet med ledarskapsutveckling och stöd till ledarna, liksom med kompetens­utveckling i ett bredare perspektiv.

Coachning och hjälp med att prioritera och delegera arbets­uppgifter är några delar.

Kompetens­utveckling av medarbetarna

Kompetens­utveckling är en viktig faktor i friska arbets­platser. Den kan bestå av olika saker, till exempel utbildningar eller att prova på nya arbets­uppgifter och ”gå bredvid” någon kollega som har en annan roll.

Kompetens­utvecklingen måste inte vara strikt kopplad till arbets­platsens behov – man ser också ett värde i personlig utveckling för individen: nöjda anställda är ett värde i sig själv.

Arbetsmiljön på agendan

På arbetsplatser med låga sjukskrivningstal är inte arbetsmiljöarbetet något som bara nämns i årsredovisningen, utan något man arbetar aktivt med. Arbetsmiljöarbetet har hög prioritet hos ledningen och finns med som en del av verksamhetsstyrningen. På de här arbetsplatserna används företagshälsovården eller annan extern resurs i det förebyggande arbetet med att skapa förutsättningar för god hälsa på arbetsplatsen.

De anställda är en viktig resurs i förändring­sarbetet och ledningen förväntar sig att de ska vara delaktiga, eftersom förbättrings­arbetet i sig är en process som tränar människor i att ta mer ansvar. På arbetsplatser med låga sjuktal finns uttalade strategier och inbyggda rutiner för att göra de anställda delaktiga i förbättrings­arbetet.

Dialog

På arbets­platser med låg sjukfrånvaro präglas verksamheten av dialog mellan ledning och anställda. Ledningen lyssnar på de anställda, till exempel när det gäller önskemål om arbetstider och arbetsvillkor eller när man tar vara på skydds­ombudens och anställdas erfarenheter inför beslut som rör arbets­miljön.

Gemensamma värderingar

Förankrade värderingar och visioner bidrar också till delaktighet. Alla arbets­platser använder sin historia, sina erfarenheter och sitt kunnande för utveckling och förbättring. På arbetsplatser med låga sjukskrivningstal arbetar man metodiskt och systematiskt för att förankra organisationens värderingar. Ambitionen är en gemensam plattform där de anställda omfattas av värderingarna och handlar utifrån dem.

Tydliga roller

Det är viktigare att ha ett tydligt handlings­utrymme än att ha stort handlings­utrymme. Det handlar om att tydliggöra roller och ansvar, att ha tydliga mål som inte krockar med varandra, tillräckliga resurser och tillräckligt stöd. På så vis skapas en delaktighet som bidrar till minskad sjuk­frånvaro.

Arbet­splatser med sjukfrånvaro under genomsnittet präglas också i högre utsträckning än andra av att medarbetarna har lätt att göra sig hörda, få återkoppling och information om vad som händer i organisationen. Det finns stor kännedom om arbetsplatsens regler och rutiner och de anställda har god kunskap om organisationens olika delar.

Prata om problemen

På arbets­platser med låga sjukskrivningstal diskuterar och löser man vardagliga problem i högre grad, och de följs också upp bättre än på arbetsplatser med genomsnittliga eller höga sjukskrivnings­tal. De risker som kan finnas i arbets­miljön kommuniceras tydligt och kännedomen om hur man kan hantera riskerna är hög. På arbets­platser med höga sjukskrivnings­tal tycks vardagliga problem som rapporteras till chefer oftare sorteras in i pärmar och lämnas utan åtgärd.

På arbets­platser med låga sjuktal är det högt i tak och det finns ett tillåtande klimat för att kritisera och peka på miss­förhållanden. Att ha delade meningar om saker och ting ses inte som ett problem utan något som kan föra utvecklingen framåt.

Ha en plan för kommunikationen

En fungerande struktur för kommunikation kännetecknas bland annat av att anställda informeras vid regelbundna formella möten och att det finns en samsyn inom organisationen gällande styrsystem och riktlinjer.

På arbets­platser med låga sjukskrivnings­tal fungerar kommunikationen såväl uppåt och nedåt som i sidled. Man arbetar medvetet med flera olika kommunikations­vägar där telefon­samtal och personliga möten spelar en viktig roll.  För att kommunikationen ska fungera krävs både tid och engagemang från alla på arbets­platsen.

Arbetsplatser med låga sjukskrivnings­tal har tydliga system för hälsa och sjuk­frånvaro. De är medvetna om sjukfrånvarons omfattning, förändring över tid och orsaker. I det arbetet ingår det att ha en rehabiliterings­policy och att arbeta aktivt med det förebyggande arbetet. Varje chef vet hur han eller hon ska agera om någon av de anställda inte mår bra.

Aktiv sjuks­krivning

Aktiv sjukskrivning innebär att den som är sjuk­skriven erbjuds kontinuerlig kontakt med arbetsplatsen under sjuks­krivningen. Kanske går det till och med att arbeta deltid eller att i alla fall delta i möten och informationsträffar på jobbet? Varje form av delaktighet är värdefull.

Anpassade arbetsuppgifter

Anpassade arbetsuppgifter är också en framgångs­faktor för att minska sjuk­frånvaro. På arbets­platser med låga sjukskrivnings­tal finns en beredskap för anpassning av arbetsuppgifter och av arbets­tider.

Om det fungerar att byta eller förändra arbets­uppgifter under en period blir det lättare för de anställda att närvara på jobbet även om arbets­förmågan är nedsatt. För att cheferna ska vara trygga i arbetet med att hantera tecken på ohälsa behövs stödjande resurser från personal­avdelning och företags­hälsovård.